梨（と米、野菜）を生産・販売しているだけの個人農家には、事業部という概念はありません。もちろん部門もありません。情報管理も一見シンプル、簡単そうに見えます。ところが、複数部門間、複数人で情報を共有する機会が少ないので、整頓する必然性も低く、散らかりがちです。阿部梨園も類にもれずぐっちゃぐちゃでしたw 阿部1人で管理していたものは、後から加わった佐川にはほとんど読み解けないのです。
フォルダの事業部化とDropbox
単一の事業しかない個人事業/中小企業にとっては、PCの中にあるデータフォルダ1つ1つが、事業部に相当すると本で読んだことがあります。勤めはじめた頃、2人でデータを共有するためにDropboxを使い始めました。
知らない人はほとんどいないと思いますけど、つDropbox
親フォルダ分類
阿部梨園をどう切り分けたらいいか悩んで、以下のように10カテゴリを親フォルダとしました。
- C01：事業計画
- C02：経営管理
- C03：総務
- C04：スタッフ
- C05：生産管理
- C06：商品開発
- C07：販売管理
- C08：マーケティング
- C09：プロモーション
- C10：セールス
分類する前の仮ファイル置き場も作りました。
- Temp_英生
- Temp_佐川
これだけでは、乱雑さを10個のフォルダ内に押し込めただけなので、さらに子フォルダを作ります。
子フォルダ分類
年初に暫定的に作ったものなので、年末に見直ししようと思っていますが、今年はこんな感じでやってました。子フォルダの中に、個別プロジェクトの孫フォルダがあります。
阿部と佐川で分類ルールが統一できてないと、あるはずのものがない、見つけるのに時間がかかる、といったことが起こり得ます。そのために、この分類表をデスクに貼ってもらいました。慣れるまでは手間がかかりますが、探す手間を節約できる価値のほうが大きいです。
今の状態で、ほとんど全てファイルをカバーできていると思います。分類できないものがある場合は、フォルダを追加します。
フォルダに番号を振る
親フォルダに「C04」、その下の子フォルダに「C0401」のように番号を振ると、やり取りがとても楽です。「あのファイルどこにある？」「Cの0401に入ってます！」みたいな。
まとめ
以上、丁寧に文書管理するためのフォルダ分類について私たちの事例を紹介しました。整頓自体も大事ですが、どんな切り分け方で分類すれば網羅できるかを考え直すことは、事業活動自体を見直すいいきっかけになります。事業活動が整っていれば自然に分類に反映されますし、なかなか整理できなければ、事業自体がぐちゃぐちゃしているかもしれません。もっと改善していきたいので、何かいいコツがあれば教えてください！
